FILTRO

Los filtros permiten recuperar un subconjunto de registros de una tabla (o consulta) para visualizar o modificar dichos datos.  Los filtros son más fáciles de utilizar que las consultas, aunque también tiene más limitaciones.  No obstante, si no necesita seleccionar las tablas filtrar, realizar cálculos con los registros seleccionados ni seleccionar los campos que han de presentarse como resultado de la selección, puede utilizar un filtro.

Crear un filtro en una tabla

Existen básicamente cuatro formas diferentes de definir filtros en una tabla (consulta o formulario).

·        Filtrar por entrada consiste en pulsar con el botón secundario en un campo de la hoja de datos (o formulario) y escribir en el cuadro Filtrar por del menú contextual  el valor exacto que se desea localizar en ese campo, o una expresión cuyo resultado desea usar como criterios.

·        Filtrar por selección, consiste en seleccionar directamente en la hoja de datos (o formulario) la totalidad o parte de un valor y pulsar en el botón Filtro por selección en la barra de herramientas, para que sean seleccionados todos los registros que tengan el valor seleccionado.

·        Filtrar excluyendo la selección, consiste en seleccionar la totalidad o parte de un valor en la hoja de datos (o formulario) y pulsar en el botón Filtro excluyendo la selección en el menú contextual, para localizar todos los registros que no contengan el valor seleccionado.

·        Filtrar por formulario, consiste en especificar el valor o valores que se están buscando en una vista de la hoja de datos (o formulario) con campos en blanco (en lugar de datos).  Especifique el valor que desea localizar escribiéndolo directamente en el campo apropiado.

Filtrar por selección de valores o excluyendo la selección

Para aplicar un filtro por selección de valores en una hoja de datos (o formulario), siga estos pasos:

1.      Localice en la hoja de datos una parición del valor que desea que contengan los registros para que sean incluidos en el resultado del filtro.

2.      Seleccione el valor y pulse en el botón Filtro por selección en la barra de herramientas.  El modo en que se selecciona el valor determina qué registros devuelve el filtro.

·        Si se selecciona el contenido completo de un campo (o se sitúa el punto de inserción en un campo sin seleccionar nada), se localizan los registros en los que el contenido completo de ese campo coincide con la selección.

·        Si se selecciona parte de un valor que comienza por el primer carácter de un campo, se devuelven los registros en los que el valor de ese campo comienza por los mismos caracteres seleccionados.

·        Parte de un valor que comienza después del primer carácter de un campo, se localizan los registros en los que la totalidad o parte del valor de ese campo contiene los mismos caracteres seleccionados.

3.      Repita el paso 2 sobre los registros seleccionados tras la aplicación del primer filtro hasta que tenga el conjunto de registros que desee.

Nota:

Al guardar una tabla (o formulario), Access guarda el filtro. Puede volver a aplicar el filtro cuando lo necesite, la próxima vez que abra la tabla.

Para filtrar los registros que no contienen un determinado valor puede utilizar el mismo procedimiento anterior, con las siguientes modificaciones:

1.      Seleccione el valor que desee excluir de la selección (aquel que no deben contener los registros para que sean seleccionados).

2.      Pulse con el botón secundario del ratón en la selección y elija Filtro excluyendo la selección en el menú contextual.

Filtrar registros mediante la introducción de valores

Para filtrar registros introduciendo valores en una hoja de datos (o formulario) en blanco, siga estos pasos:

1.      Abra una tabla (también consulta o formulario) en la vista Hoja de datos.

2.      Pulse en el botón Filtro por formulario en la barra de herramientas para acceder al cuadro de diálogo

3.      Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos registros deben cumplir para ser incluidos en el conjunto de registros filtrados.

4.      Seleccione en la lista del campo el valor que desea buscar (si la lista incluye valores de campo), o bien escriba directamente el valor apropiado en el cuadro en blanco del campo.

·        Para encontrar registros en los que hay una casilla de verificación, un botón de alternar o un botón de opción  esté seleccionado o no, pulse en la casilla de verificación o en el botón hasta que se encuentre en el estado que desee.  Para devolverlo a una posición neutra de modo que no se utilice como criterio para filtrar registros, continúe pulsando en la casilla de verificación o en el botón hasta que aparezca atenuado.

·        Para encontrar registros en los que un campo determinado esté o no en blanco, escriba Es Nulo o No es Nulo en el campo (puede seleccionar estas opciones de la lista de los campos que tienen un tipo de datos Memo, Objeto OLE o Hipervínculo).

Si especifica valores en más de un campo, el filtro devuelve registros sólo si contienen los mismos valores especificados en todos esos campos.

5.      Para especificar valores alternativos que los registros puedan tener para ser incluidos en los resultados de los filtros, pulse en la pestaña O situada en la parte inferior de la ventana e introduzca más criterios.  El filtro devuelve en este caso registros si tienen todos los valores especificados en la ficha Buscar o todos los valores especificados en la primera ficha O o todos los valores especificados en la segunda ficha O, etc.

6.      Pulse en el botón Aplicar filtro en la barra de herramientas.

Filtrar registros mediante la introducción de criterios directamente en una hoja de datos

A la hora de aplicar filtros por entrada, se puede seleccionar sin más un valor para un campo, o bien ir un poco más lejos y especificar los criterios de filtrado directamente en la hoja de datos.  Esta variante no es más que una generalización inmediata del procedimiento básico.  Piense que seleccionar un valor de un campo es, en realidad, un ejemplo más de criterio, aunque muy simple.

Siga estos pasos para especificar cualquier tipo de criterio directamente en la hoja de datos (o en el formulario):

1.      Abra una tabla (también consulta o formulario) en la vista Hoja de datos.

2.      Realice una de las siguientes operaciones:

·        Para especificar el valor del campo exacto que deben contener los registros filtrados (consulta por entrada básica), pulse con el botón derecho en el campo y escriba el valor en el cuadro Filtro por del menú contextual.

·        Para especificar criterios más complejos, escriba la expresión completa utilizando la combinación apropiada de identificadores, operadores, caracteres comodín y valores, hasta que consiga producir el resultado deseado.

3.      Realice una de las siguientes operaciones:

·        Para aplicar el filtro y cerrar el menú contextual, pulse ENTER.

·        Para aplicar el filtro y conservar el menú contextual mostrado en pantalla de modo que pueda especificar más criterios para el campo, presione TAB. Introduzca nuevos criterios y, a continuación, presione de nuevo TAB.  Repita esta operación hasta tenga sólo los registros que desee.

Aplicar un filtro

Para aplicar un filtro a una tabla (también consulta o formulario).

·        Pulse en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.

Si crea un filtro en una hoja de datos que ya contenía un filtro de una sesión de trabajo anterior, el nuevo filtro reemplaza al anterior.

Quitar un filtro de una tabla

Para quitar un filtro y ver los registros que se mostraban anteriormente en la tabla (también la consulta o el formulario).

·        Pulse en Quitar Filtro en la barra de herramientas en la vista Hoja de datos.

Al quitar un filtro, éste no se elimina.  Puede volver a aplicar el filtro con sólo pulsar en Aplicar filtro en la barra de herramientas.

Eliminar un filtro de una tabla

Puede utilizar el siguiente procedimiento para eliminar cualquier tipo de filtro de una tabla (consulta o formulario), independientemente del método que haya empleado para crearlo.

1.      Cambie a la ventana Filtro u orden avanzado.  Para cambiar a esta ventana.

·        Desde la ventana Hoja de datos, señale en Filtro en el menú Registros y pulse en Filtro y orden avanzado.

·        Desde la ventana filtro por formulario, elija Filtro u orden avanzado en el menú Filtro.

2.      Elija Borrar cuadrícula en el menú Edición.

3.      Pulse en Aplicar filtro en la barra de herramientas.